Algunas veces tengo pesadillas escuchando a personas que creen que el Gobierno de Datos es la forma de explotar la información para crear más campañas de marketing. Pero me despierto y me doy cuenta que estoy en una conferencia en tiempo real. Del mismo modo, en medio de una reunión descubro personas que sólo creen que esto se trata de seguridad y cumplimiento. Lo cierto es que también abarca la gestión de la calidad, la accesibilidad y la transparencia de los datos. Un mito común es que solo los grandes sistemas de gestión de datos necesitan gobierno, cuando en realidad, es crucial para cualquier organización que utiliza datos para tomar decisiones.
Enfoque de la Estrategia de Datos
¿El Gobierno de Datos es solo para grandes empresas o industrias reguladas?
La realidad es que el Gobierno de Datos es una estrategia relevante para cualquier organización que recopila, almacena y utiliza datos, independientemente de su tamaño o sector.
El Estudio El Uso de Los DATOS, entrega una interesante observación sobre el actual rol de los directores de datos (CDO) y sus equipos, que funcionan como un centro de costos responsable de desarrollar y realizar el seguimiento del cumplimiento de políticas, estándares y procedimientos para administrar los datos y garantizar su calidad. Son variadas las ubicaciones del rol dentro de la organización y sus cadenas de mando y coordinación. Actualmente un 45,9% de las organizaciones cuenta con este rol, mientras que un 5,3% considera que este rol no es necesario, probablemente por el enfoque estratégico en los datos o por los bajos niveles de “avance” con respecto a las otras variables del mismo estudio citado.
En las principales unidades donde recae la responsabilidad para conducir la estrategia de datos, nos encontramos con “tecnología” (22%), “área comercial” (20%), “innovación o transformación digital” (20%).
En los siguientes dos años, veremos a los CDO y sus unidades operando como una unidad de negocios. Probablemente en asociación con los equipos de negocios, serán responsables de idear nuevas formas de usar los datos, desarrollar una estrategia integral como parte de la estrategia de negocios e incubar nuevas fuentes de ingresos mediante la monetización de los servicios y el intercambio de datos.
ENFOQUE DE LA ESTRATEGIA DE DATOS: ¿Cuál es el principal foco de la estrategia de datos?
Considerando esta nueva forma de crear valor con los datos, al observar que el foco principal de la estrategia de datos es “mayoritariamente defensivo” (43,5%), es que existe un espacio importante para la transformación de las unidades de datos. Mientras que el 24,1% de las organizaciones que operan en forma “mayoritariamente ofensiva”, cuentan con una ventaja para monetizar los datos.
Gobierno de Datos ¿Por qué es necesario?
El Gobierno de Datos consiste en entender y gestionar de manera adecuada el ciclo de vida de los datos, lo que permite y asegura que la data sea utilizable, accesible y esté protegida. Por lo tanto, un buen gobierno de datos nos permite fijar estándares internos de política de uso de datos para definir: cómo se consiguen, cómo se almacenan, cómo se trabajan, cómo se eliminan y quién accede a los datos.
Para poder fijar estándares, es necesario e imprescindible que se garanticen ciertos aspectos claves:
- Datos seguros: que la ciberseguridad en torno a nuestros datos esté garantizada.
- Datos privados: Trabajamos con datos personales y privados, por lo que es importante mantener la privacidad de los clientes, esto va muy de la mano con la seguridad de los datos.
- Datos precisos: ¿Qué queremos medir? Definir este aspecto nos permitirá, más adelante, definir nuestros estándares de calidad de los datos y, en consecuencia, escoger nuestros indicadores claves.
- Procedimientos: ¿Qué deben hacer y saber los clientes y usuarios? Responder esta pregunta nos lleva a plantearnos un plan de comunicación acorde a las nuevas necesidades en torno a los datos: ¿cómo comunicamos esto a todo el equipo? y ¿cómo comprometemos al resto de las áreas?
- Tecnología: ¿Con qué herramientas trabajaremos los datos? Existen una infinidad de herramientas útiles que nos pueden ayudar a tener una estructura de datos sólida. Es importante que un experto asesore esta decisión, ya que toda la empresa dependerá de esta herramienta para acceder a los datos de interés.
Por lo tanto, es posible afirmar que el Gobierno de Datos busca definir prácticas, políticas y roles en torno al uso y tratamiento de los datos. Ahora bien, para definir la política en torno al Gobierno de Datos, es importante tener en cuenta que debemos, en primer lugar, definir un estándar mínimo de calidad de los datos. Este estándar de calidad debe estar alineado con los objetivos estratégicos de nuestra organización, de lo contrario, tendremos información redundante en nuestros sistemas. En este sentido, los datos deben siempre ser: precisos, íntegros, coherentes, oportunos, válidos y exclusivos.
Una vez definido nuestro objetivo estratégico y nuestros estándares mínimos de calidad de los datos, es importante definir quién será el responsable del almacenamiento, uso y mantención de los datos, incluyendo los estándares mínimos de calidad de estos en el tiempo.
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Importancia del Gobierno de Datos
Activo de gran valor para la empresa: Se reconoce ampliamente que los datos están conformados por mucha información que, al unirse, generan grandes insumos de información. Esta información es usada por todos los departamentos o áreas de la empresa y abarcan muchos y diversos procesos.
Desde la decisión del gerente general, pasando por el departamento de ventas y marketing, todos basan su labor diaria en la información otorgada por los sistemas de información. Por lo tanto, promover un uso responsable y constante de los datos, nos permitirá funcionar de mejor manera (optimizando la eficacia de las decisiones) de cara a la mejora de productos y servicios. En este sentido, disponer de información limpia y veraz nos acerca a una gestión más responsable y óptima, por lo que se hace imperativo tener un responsable de supervisión y adecuada gestión de los datos recopilados.
“Tratar los datos como una fuente de gran valor (activo) para la empresa es clave para dar el paso hacia la transformación digital y el gobierno de datos”
Permite impulsar la transformación digital: Tal como se mencionó anteriormente, tratar a los datos como un activo de gran valor es fundamental para que otras acciones tomen curso para desarrollar iniciativas que optimicen la información.
Una evaluación de madurez digital nos podrá ayudar a comprender mejor dónde está nuestra organización en relación hacia dónde queremos llegar: es importante averiguar si contamos con la cultura digital, la metodología y las herramientas necesarias para dar el siguiente paso hacia la integración y optimización de los sistemas digitales.
Permite la correcta toma de decisiones: Los datos son fundamentales para la toma de decisiones: desde el gerente hasta los encargados de la operación basan sus acciones y decisiones en torno a la data disponible. Por este motivo es que los datos y la información deben ser reconocidos como un activo de gran valor.
Compromete e incluye a todo el equipo: Una organización sólida con una misión y visión clara, sin duda alguna ayuda enormemente a distribuir la información y, por lo tanto, a promover la comunicación.
Como todos en la organización necesitan de los datos para las labores diarias, reforzar la conciencia en torno al tratamiento responsable de los datos nos permitirá avanzar de mejor manera hacia un gobierno de datos, ya que podremos enfatizar porqué es importante tratar los datos con responsabilidad, cómo podemos mejorar nuestra gestión en torno a los datos y qué es lo que necesitamos de cada uno de los colaboradores o áreas de la organización.
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Estudio El Uso de Los DATOS – Data Driven INDEX
Obtén en este enlace el estudio.
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